Les imprévus sont des situations courantes non établies qui nous appellent à agir rapidement et efficacement. Un bon nombre de ces situations conduit à la recherche de documents administratifs et personnels promptement. Découvrez dans cet article des astuces pour ranger vos papiers et documents administratifs efficacement.
Choisir un lieu adéquat
Qu’ils aient une valeur sentimentale, juridique, financière ou encore professionnelle, les documents servent toujours au quotidien. Pour bien protéger vos papiers, il faut les mettre à l’abri de la chaleur. Mettez-les loin des endroits poussiéreux, exposés à la moisissure et aux insectes. Pour anticiper les incendies, les coffrets et les stockages à accès numérisés sont vivement conseillés. De plus, assurez-vous que le lieu choisi ne détériore pas le décor de la maison. Au contraire, il doit contribuer à rendre plus beau votre espace de vie ou de travail.
Choisir le matériel adéquat
Après le choix du lieu, il vous faudra du bon matériel. Selon votre budget et les types de documents administratifs que vous avez, choisissez :
- Des chemises dossiers ;
- Des classeurs à anneaux ;
- Des meubles à tiroirs ;
- Des étagères porte-documents.
Assurez-vous que les matériels correspondent à la taille de vos documents. Une fois que vous avez les matériels, vous allez passer à la troisième étape du processus.
Faire un tri des documents
Pour commencer, rassemblez vos documents et papiers en un même endroit sans les froisser. Ensuite, débarrassez-vous de toutes les paperasses (papiers écrits, considérés comme inutiles ou encombrants). Vous n’avez pas besoin de tout garder, supprimez donc les documents obsolètes. Ainsi, vous verrez plus clair dans vos documents et papiers administratifs. Assurez-vous que les documents et papiers restants sont vraiment importants ou utiles pour passer à la quatrième étape.
Classer par catégorie
Maintenant, vous pouvez ordonner les documents par catégorie. Nous vous conseillons de :
- Mettre ensemble les papiers d’assurances (contrat d’habitation, contrat de voiture, assurance vie, assurance décès, certificat d’authenticité…) ;
- Mettre ensemble les factures (travaux, prestations de service, biens…) ;
- Mettre ensemble les papiers de finance (relevés de compte, prêts, virements, impôts…) ;
- Mettre ensemble les papiers de famille (actes de naissance, de mariage, papiers d’identité, de scolarité…) ;
- Mettre ensemble les papiers de santé (ordonnances, carnets de santé, examens médicaux) ;
- Mettre ensemble des papiers de logement (contrat de bail, quittances de loyer, état des lieux…) ;
- Mettre ensemble des documents professionnels (contrat de travail, fiches de paie, retraite…)
Après cette étape très importante, vous pouvez faire un tri par ordre de priorité dans chaque catégorie.
Aligner par ordre de priorité
Pour cette dernière étape, alignez les papiers administratifs en mettant les moins utilisés en bas (ou derrière) et les plus utilisés en haut (ou devant). Après cela, mettez les différentes catégories de papiers dans des chemises dossiers de couleurs différentes ou dans des classeurs à anneaux. Disposez ces derniers dans les meubles à tiroir ou les étagères en codant chaque dossier pour une reconnaissance facile.
Que retenir ? Ranger vos papiers et documents administratifs est très important pour mieux vous retrouver et rendre plus beau votre cadre de vie. N’hésitez pas à recourir à nos astuces pour le faire efficacement.
Choisir un porte-document personnalisé pour trier ses papiers
Nous vous l’avons dit, vous avez plusieurs options disponibles pour ranger vos papiers. Au niveau du choix du meuble de rangement, cela va dépendre de la surface que vous avez dans la pièce et de la fonction de cette dernière. En revanche, concernant le support dans lequel vous glissez vos papiers, nous vous conseillons d’opter pour un modèle visuel. En effet, cela va vous permettre de repérer très facilement la bonne pochette. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps dans vos recherches.
Pour choisir votre porte-document personnalisé, vous pouvez opter pour un code couleur. Maintenant, cela ne doit pas vous faire oublier son côté pratique ou sa solidité. Par exemple, il serait dommage d’avoir choisi une pochette qui se ferme mal et laisse s’échapper vos papiers ou encore, une pochette avec un élastique qui venait à casser très rapidement. La qualité est donc essentielle, notamment si cela concerne des documents importants. Sachez également que vous pouvez combiner les critères de sélection que nous venons d’évoquer avec l’écologie. En effet, il existe des pochettes en cartons recyclés pour faire un geste pour la planète tout en pensant à votre budget.
Si vous avez besoin de transporter certains documents pour des rendez-vous personnels ou professionnels, là encore, nous vous invitons à être attentif à la qualité. Le système d’ouverture et de fermeture doit être résistant. Pensez aussi à un revêtement imperméable, car les liquides ne font pas bon ménage avec le papier. Par ailleurs, le système de tri intérieur doit être efficace pour classer ses papiers dans un porte document personnalisé. Il serait dommage de donner une mauvaise impression à des clients, en perdant du temps à trouver certains documents. Votre organisation se doit d’être optimale pour rassurer la clientèle.
