Comment réaliser un déménagement efficace en entreprise ?

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Comment réaliser un déménagement efficace en entreprise ?

carton de déménagement avec une clé

Pour s’ajuster au nombre de salariés, se rapprocher de la clientèle ou avoir des locaux plus professionnels, un déménagement de votre entreprise peut être nécessaire.

Le déménagement en entreprise doit toujours être planifié et organisé pour ne pas nuire à la productivité des employés.

Découvrons les étapes essentielles.

Déterminer les équipements à déménager et ceux à acheter

Une fois vos nouveaux locaux connus, vous devez établir la liste des matériels qui vous suivront, ceux qui vont être vendus, donnés ou jetés, et ceux à acheter. L’objectif est que la transition soit rapide pour ne pas perdre des jours travaillés car le matériel manque.

Pour aller plus vite, les matériels que vous ne gardez pas peuvent être confiés à une entreprise spécialiste du débarras. Quant à ceux à acheter, organisez-vous pour qu’ils soient en votre possession au moment de l’emménagement.

Choisir qui réalise le déménagement

Le déménagement peut être réalisé par l’employeur, les salariés ou un professionnel du déménagement. En général, la solution interne est réalisable quand le matériel est restreint et peu lourd, et que le déménagement se fait entre deux locaux proches.

Le professionnel s’avère indispensable quand les charges sont lourdes ou les conditions difficiles (exemple : déménagement d’un local au troisième étage sans ascenseur).

Faites établir plusieurs devis pour comparer les tarifs.

Bien emballer les affaires

Cette étape est cruciale. Quand on n’est pas un pro du déménagement, il est facile de sous-estimer le besoin de protection des équipements. Or, si vous avez cinq écrans qui finissent cassés pendant le transport, c’est une perte sèche de plus de 1000€ !

Auprès d’un spécialiste en gros du conditionnement, fournissez-vous en cartons, papiers bulle et autres accessoires comme le ruban adhésif personnalisé En achetant en gros chez un vendeur B2B comme Maxilia, vous profitez des meilleurs tarifs possibles. Le minimum d’achat n’est pas trop haut. Par exemple, pour le ruban personnalisé, c’est à partir de 18 pièces. Vous ne resterez donc pas avec plein d’accessoires inutiles sur les bras après le déménagement.

Organiser le déballage dès maintenant

L’organisation des cartons est la clé d’un emménagement réussi. L’erreur la plus fréquente consiste à caser tout n’importe comment en s’intéressant qu’à la place disponible dans le carton. En faisant cela, le déballage peut être un enfer.

Faites des cartons par service ou par salarié. Le ruban personnalisé peut vous aider en indiquant le service à qui est destiné le carton. Une étiquette collée peut aussi faire l’affaire.

Si chaque service ou salarié a une grande quantité de matériel, faites une autre segmentation en rangeant ensemble les équipements similaires. Par exemple, les accessoires informatiques peuvent être rangés dans un carton, tandis que les archives clients sont dans d’autres.

En déballant en premier les accessoires informatiques, le salarié sera apte à vite traiter une demande et il s’occupera des archives, moins importantes pour le quotidien, quand il en aura le temps.

Dans la mesure du possible, limitez au maximum le temps vécu « dans les cartons ». Cela peut nuire au moral de vos salariés s’ils ont l’impression de ne pas être encore chez eux dans les nouveaux locaux. De plus, si des clients viennent vous visiter, le désordre ne fait pas professionnel.

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